In Logistikunternehmen läuft der operative Prozess offiziell meist in TMS, ERP und DMS. Tatsächlich findet ein erheblicher Teil der Arbeit daneben statt. Tobias Brix und Anna darüber, wie sich strukturiert ein Dokumentenschatz heben lässt.
In einer Zeit, in der Datenmengen stetig wachsen, Geschäftsprozesse immer komplexer werden und der Druck, effizienter zu arbeiten zunehmend steigt, brauchen Unternehmen neuen Ansätze – auch im Transportmanagement. Denn zwischen Auftragseingang und Abrechnung liegt eine Schicht Arbeit, die bisher in keinem System abgebildet ist. Rückgrat und gleichzeitig Engpass dieser Ebene zwischen den Systemen ist das Prozesswissen der Menschen. Künstliche Intelligenz ist ein Schlüssel, um diesen Herausforderungen entgegenzusehen und Arbeitsabläufe zu optimieren – nicht nur, um Ressourcen zu schonen und Mitarbeitende zu entlasten, sondern um zudem mehr Raum zu schaffen für Kreativität und Innovation, weiß Tobias Brix, CEO der ExB Group. Das Ziel daher: Technologie so nutzen, dass sie dem Menschen auch in diesem Fall dient.
Space statt Korsett
TMS, ERP, DMS: Die operativen Prozesse in der Logistik laufen meist über bekannte und bewährte Systeme. Doch auch Anwendungen außerhalb tragen die täglichen Abläufe mit: Eine E-Mail in Outlook weiterleiten, eine Rate in einer Excel-Liste nachschlagen, einen Scan in SharePoint ablegen, beim Kunden nachfragen. All diese Schritte sind bisher in keinem Kernsystem abgebildet, unstrukturiert und „ungeschrieben“: Das Wissen dazu ist in keiner Dokumentation zu finden, denn es liegt in den Köpfen und der Erfahrung der Mitarbeitenden. Die Automatisierung dieser Ebene gelingt folglich nur dann, wenn die Mitarbeitenden eingebunden werden, die genau diese Regeln im Kopf haben. Ein TMS hingegen ist darauf ausgelegt, eine Sendung erst dann zu führen, sobald sie als sauberer, strukturierter Datensatz existiert. Genau hier öffnet sich die Lücke, denn kein Standardprodukt kann diese Vielfalt der Individualität, Unstrukturiertheit und Applikationen bisher abbilden.
Kleber der Systeme
Gerade in der Logistik mit ihren zahlreichen Arbeitsschritten, Akteuren, Sprachen, Ländergrenzen und Transportwegen eröffnet das Verwandeln unstrukturierter Daten in strukturierte Informationen große Potenziale. Als Beispiel die Prüfung einer Transportrechnung: Es gilt hierfür drei Quellen zusammenzuführen – die Frachtraten im TMS, die Angaben aus dem Frachtbrief und die Auftragsbestätigung. Kein einzelnes System hält alle drei. Ob Zollvorbereitung, Stammdatenhaltung, Prüfung von Purchase Orders oder Rechnungsprüfung: Vereinfacht und automatisiert lässt sich also ein wahrer Dokumenten-Schatz heben. Ein vielversprechender KI-basierter Ansatz dazu: Anna. Ein anpassungsfähiger Workspace, der dokumentennahe Prozesse in Logistik und Supply Chain automatisiert und dabei ERP-, TMS- und DMS-Systeme miteinander verbindet.
Klein zu groß
Entscheidend ist, KI nicht zum Selbstzweck, sondern als Technologie zu nutzen, die wertvolles Prozesswissen in Lösungen verwandelt, die spürbaren Mehrwert in den Arbeitsabläufen schaffen. Bereitschaft zur Veränderung und Offenheit für das Ausprobieren an einzelnen Anwendungsfällen ist der empfohlene Startpunkt – mit Option auf Ausweitung auf andere Bereiche. „Das TMS bleibt das Rückgrat. Die Arbeit, die heute in anderen Systemen stattfindet, wird es aufgrund der Komplexität und Diversität dennoch nicht übernehmen. Diese Schicht gilt es gesondert zu automatisieren – gemeinsam mit den Leuten, die das dazugehörige Wissen in ihren Köpfen haben“, ist Tobias Brix überzeugt.
